Articles

38 appar och tillägg som förvandlade min produktivitet

appar kan enkelt överväldiga och överstimulera hjärnan hos någon med attention deficit disorder (ADHD eller ADD). Under åren har jag personligen laddat ner nästan 1000 appar — och lärt mig mycket om sann produktivitet under vägen. Här är de appar som har hittat en permanent plats i min verktygslåda — liksom varför, när du söker efter den ”perfekta appen”, är du förmodligen för hård mot dig själv.

vilka är gränserna för appar?

appar är inte silverkulor. Det finns ingen app som löser våra utmaningar. Men det finns webbplatser, som om det här, då det och Zapier som kan lägga till ett foto i en Dropbox-mapp när någon taggar mig på Facebook. Appar gör några magiska saker, men varje app, verktyg och kalender kräver att vi engagerar oss i det. Att göra-lista-appar gör det enkelt att fånga dina ideer och dela din lista med din familj eller ditt team. Du kan ordna om objekten, lägga dem i kolumner, färgkoda dem, lägga till bilder och få dem mailade eller textade till dig. Men ingen att göra-lista app kommer att göra uppgiften för dig.

om du vill öka din produktivitet, i början av varje dag, spendera minst fem minuter på att planera din dag. Granska och uppdatera din plan fem gånger under dagen. Det spelar ingen roll vilket verktyg du använder. Du kan använda papper, en bullet journal, en torr radera styrelse, eller en app. Att planera och granska dina avsikter sparar alltid tid senare.

även när vi behöver göra något som inte är brådskande måste vi fånga den uppgiften nu. Om du vill bli mer fulländad, fortsätt att granska din lista hela dagen. Vi måste acceptera det faktum att vi kämpar med CRS — kan inte komma ihåg saker. När vi accepterar det faktum kan vi skapa en handlingsplan för att se över våra planer.

jag tittar på min kalender och min uppgiftslista bokstavligen 30 gånger om dagen. Min kalender förblir öppen på en av mina datorskärmar. Vill du ha en extra skärm för din kalender? Har du en tablett? Hämta appen Duet. Det låter dig förvandla din surfplatta eller smartphone till en andra eller tredje skärm. Jag har fyra skärmar.

har du en oanvänd TV? Du kanske kan göra det till en bildskärm också. Du behöver en speciell kabel. Google din TV-modell och din datormodell med termen ”andra bildskärm.”(Om du har barn, fråga dem.)

vilka appar är bäst för att hantera en att göra-lista?

När det gäller att göra-lista-appar finns det många alternativ. De goda nyheterna, och kanske de dåliga nyheterna, är att du kan använda så många du vill. Byt varje vecka eller varje dag för din dagliga att göra, om du vill. Om du vill blanda upp var din att göra-lista för dagen eller veckan bor, gå för det. Det gör jag.

eftersom jag arbetar med ett team, som kräver delning och delegering av uppgifter, använder jag Asana. Jag har använt det i över ett år. Jag älskar det inte, men det fungerar tillräckligt bra. Med Asana kan du ställa in dina projekt på ett av två sätt — som en lista med rubriker eller som anslagstavlor, ibland kallade Kanban-anslagstavlor. Jag gillar brädor eftersom de är mer visuella. Jag gillar också det faktum att jag kan lägga till ett foto till styrelsen och har en uppgift finns i mer än ett projekt i taget. Om jag slutför det på ett ställe, återspeglas det på andra ställen.

Jag har flera olika projektbrädor i Asana, och jag gör också huvuddelen av min dagliga/veckovisa/månatliga/kvartalsvisa och årliga planering på styrelser. Mina projekt har året i varje rubrik, och varje kolumn har följande rubrik: ”idag”, ”den här veckan”, ”nästa vecka”, ”den här månaden”, ”nästa månad” och ”det här kvartalet.”Tänk på objekten i varje kolumn som flexibla. Jag flyttar saker fram och tillbaka hela tiden. Med denna inställning kan jag se träden och skogen samtidigt. Och som med min kalender granskar och uppdaterar jag Asana många gånger om dagen.

ett annat verktyg, som liknar Asana, är Trello, vilket gör att brädorna kan samverka. Dessa gränssnitt är som digitala notecards som du kan flytta mellan kolumner. Du kan inte gå fel med någon av dessa. Kom ihåg att du måste göra uppgiften.

vilka kalenderappar fungerar för ADHD-hjärnor?

det spelar ingen roll om din kalender är online eller på papper. Det viktiga är att du använder det, du tar det med dig och du tittar på det varje dag. Håll den ute och håll den öppen. Din kalender är din vän.

Jag är en online kalender strömanvändare. Jag använder iCal, som talar till Google Kalender, till min frus iCal, och min online möte schemaläggare, ScheduleOnce. På min iMac använder jag iCal, men jag använder Google-kalendrar som importeras till iCal. På min iPhone och surfplattor använder jag kalendrar 5.

precis som jag inte skulle rekommendera att göra Saturday New York Times korsord i penna, skulle jag skriva på min papperskalender i penna. Vår kalender och våra att göra-listor ger oss flexibilitet. Ingen får allt på sin att göra-lista gjort. Om du listar något men det inte blir gjort, hitta en annan tid i din kalender för att göra det.

hur man ställer in system kan förbättra din produktivitet

en stor lektion som jag har lärt mig som produktivitetsnörd har kommit från böcker, som Procrastinate on Purpose, E-Myth och the ONE Thing. Jag lärde mig värdet och kraften i systematisering. Om det tar mig fem minuter att svara på ett e-postmeddelande, och jag svarar på 10 e-postmeddelanden om dagen, varje dag, är det bättre att spendera två timmar rakt på ett e-postsvar om jag kan systematisera det. Mitt favoritverktyg för saker som detta är TextExpander. Det gör att du kan skapa din egen genvägskod, och när du skriver den koden kommer den att expandera till en större textsträng. Du kan skapa mallar med fill-in-the-blanks, rullgardinsmenyer och liknande. Det finns lite inlärningskurva, men enligt min användarstatistik har jag sparat 40 timmars arbete.

bästa e-post-Taming Apps

din e-postinkorg är en lista över andras prioriteringar. Att säga att jag inte gillar e-post är en underdrift. Vi får för mycket av det. Så mycket som jag ogillar telefonen, ur en tidseffektivitetssynpunkt, skulle många av de e-postmeddelanden som vi skickar eller svarar på vara snabbare att hantera på telefonen.

Ställ in en tid för att kontrollera, bearbeta och svara på din e-post. Gör inte det här första på morgonen. För din hjärnans skull, stäng av dina e-postmeddelanden. Om din chef kräver att du håller dem på kan det vara värt att prata om det.

du vill inte missa några viktiga e-postmeddelanden, så ställ in e-postfilter. E-postfilter hjälper dig att identifiera prioriterade e-postmeddelanden, samt nyhetsbrev, skräppost och mindre viktig e-post. Jag kommer inte att förklara hur man gör det här, men det finns en liten webbplats som heter YouTube som kan visa dig hur. Sök efter e-postfilter och din e-postleverantör (Gmail/Yahoo/Outlook), och du hittar videor om hur du gör det här. En kille som heter Steve Dotto har massor av bra tekniska videor.

ett annat verktyg för hantering av e-post kallas unroll.me. Appen kommer att rulla alla dina prenumerations nyhetsbrev till en daglig eller veckovis digest. Det låter dig också avsluta prenumerationen på alla e-postmeddelanden du inte längre vill ha.

det sista verktyget för e-post är för Gmail. Det kallas inkorg. Du kan snooze ett e-postmeddelande och få det att dyka upp högst upp i inkorgen efter tid eller plats. Om jag ser att jag fick ett viktigt e-postmeddelande som jag behöver svara på när jag kommer till mitt kontor, ska jag snooze det baserat på plats. Andra appar gör det också, så om du inte är en Gmail-användare loggar du in på din app store och ser om din e-postleverantör har den här funktionen. Det är en verklig hjälp för e-post jonglörer.

vilka appar delar, lagrar och sparar e-post?

Dropbox gör det enkelt att lagra, dela och spara filer, och de rullade ut en ny funktion som heter Smart Sync. Alla dina filer verkar som om de finns på din dator, men de lever faktiskt i molnet. Det här är användbart när du har mer än två terabyte filer och du arbetar på flera datorer.

Jag känner människor som använder fem olika gratis molnprogram, eftersom de inte vill betala för fillagring. Om du kan göra det, mer kraft till dig. Men jag har ännu inte träffat någon med ADHD som kan hålla reda på vad som går vart.

kan appar förbättra mitt skrivande?

min son är sex år gammal. Han är mycket begåvad och är en fantastisk speller. Han får inte det från mig. Grammarly är en webb plug-in som hjälper till med stavning och grammatik när du skriver på nätet. Om du ofta förvirrar ”då” med ”än”, kommer Grammarly att berätta för dig. Om du behöver ett komma, eller använda en onödigt, Grammarly kommer att se det, för.

appar som hjälper dig att hålla på uppgiften

jag planerade inte att skriva om hörlurar, men när jag tänkte på vilken teknik jag är beroende av bestämde jag mig för att inkludera den. Innan jag köpte mina Bose QuietComfort 35 brusreducerande hörlurar hade jag handlat efter hörlurar i ett helt år. Jag tittade på dessa hörlurar med en prislapp på $400 som en lyx, även om jag bär dem större delen av dagen. Jag använder dem för podcasting och mina online coaching grupper. Jag visste inte hur mycket dessa hörlurar skulle eliminera auditiva distraktioner. Du vet ordspråket,”En gång en lyx, nu en nödvändighet”? Mina bose-hörlurar har blivit det. Om de var förlorade eller trasiga skulle jag inte tänka två gånger om att ersätta dem.

vilka appar kan uppdatera ADHD-hjärnan?

att komma till sängs vid min avsedda tid har varit en livslång kamp. Problemet med att gå och lägga sig för sent kommer när det larmet går. Om vi befinner oss i en djup sömnfas när larmet går, kommer vi att vara groggy de första timmarna på dagen. Vi går igenom dagen i en hjärndimma, och när vi vill varva ner för kvällen vaknar vår hjärna och cykeln fortsätter.

Jag kallar det ”ADHD-produktivitet sömncykel”: vi stannar upp sent för att avsluta arbetet, så vi är trötta och har problem med att fokusera nästa dag, så vi stannar upp sent för att avsluta arbetet.

Sleep Cycle-appen ger oss ett sätt att avbryta detta mönster. Appen bestämmer kvaliteten på vår sömn genom att använda accelerometern i din smartphone. Den intelligenta larmfunktionen väcker dig baserat på din sömnfas. Om du måste vakna klockan 7 kommer sömncykeln att väcka dig inom ett 20-30 minuters fönster baserat på din lättaste sömnfas. Jag har använt den här appen i tre år, och jag älskar den.

Hur kan jag komma i tid till möten?

nästa möte för Mac OS är en liten widget som bor längst upp till höger på skärmen nära klockan och WiFi bar. Det låter dig veta hur länge du har till ditt nästa möte. Den synkroniseras med Google Kalender och iCal. Om ditt möte börjar om två minuter kommer det att berätta att ditt möte är nu, vilket är till stor hjälp. Du kan stänga av dina meddelanden på din dator och inte missa ditt nästa möte.

Jag älskar teknik, att vara produktiv och lära mig nya saker. Som en driven, nyfiken, tillväxtsinnad person, som har ADHD och har lärt sig att se misslyckande som feedback, kan jag säga detta: vägen till ett bra liv är inte lätt. Det finns ingen app som kan koppla om våra ADHD-hjärnor. Men om vi förblir nyfikna, har medkänsla för oss själva och fokuserar på inkrementell tillväxt, kan vi leva fantastiska liv. Det kan vara svårt, men det är OK. Vi kan göra svåra saker.

tillägg som förbättrar Google Chrome

Om du använder Google Chrome finns det en appbutik som har många användbara widgets, appar och tillägg för den. Här är vad lyssnarna på min podcast (ADHD reWired) säger att de använder:

lösenordshanterare

  • 1Password
  • LastPass

skriva/grammatik/kommunikation

  • Boomerang och Boomerang Kalender. Två Gmail-plugin – program som spårar e-post och schemalägger möten i din e-post.
  • Grammarly (se ovan).
  • Snap&Läs Universal. Textläsare som förenklar ordförråd, översätter text, läser otillgänglig text.

minska distraktioner/öka fokus

  • Momentum. En startskärm som frågar, ” Vad är ditt huvudmål för dagen?”Om du svarar kommer det att påminna dig om det målet varje gång du öppnar en ny flik.
  • Facebook nyhetsflöde blockerare
  • AdBlock
  • uBlock Ursprung. När ditt Internet är långsamt kommer detta att frigöra bandbredden som annonser tar upp.

hantera för många öppna flikar

det finns många bra Chrome-tillägg för detta vanliga ADHD-problem:

  • OneTab. Blir av med extra flikar.
  • Session kompis. 100 webbläsarflikar? De är historia!
  • den stora suspenderaren. Lossar webbläsarflikar, så att de inte kan tugga upp massor av minne. Ett enkelt musklick laddar om sidan.
  • Toby. En flikhanteringstillägg.

distraktionsfri läsning

  • CleanPrint. Det gör att du kan skriva ut en textversion av en onlineartikel. Inga bilder. Inga annonser.

hålla reda på ditt arbete

  • BackStop. Inaktiverar backspace-knappen från att aktivera webbläsaren för att gå till en föregående sida. Om du har förlorat arbete att fylla i ett onlineformulär eftersom backspace fick dig att gå tillbaka, är det här en bra förlängning.
  • Pomodoro Timer
  • Pomodoro Assistant

organisera artiklar och webbplatser för senare

  • ficka. Sparar webbsidor.
  • Evernote. Gör det enkelt att fånga och spara artiklar från webbsidor.

hur du gör dina uppgifter tydligare och mer hanterbara

titta på din uppgiftslista. Hitta de uppgifter som du skrev ner som substantiv och Lägg till verb till dem. Om du till exempel skrev ”doctor” på din lista, vad är den faktiska uppgiften som är underförstådd? Behöver du ringa din läkare? Behöver du hitta en läkare? Min uppgift skulle säga, ” Ring Dr. Goldberg, på 555-555-5555, för att schemalägga en årlig fysisk och fråga om jag behöver labbarbete. Efter min utnämning är planerad, schema labs.”Jag är så specifik. Prova. Du kanske upptäcker att appen inte har varit problemet. Det är att när du ser ”läkare” på din lista vet du inte vad ditt första steg ska vara.

uppdaterad den 5 februari 2021