Articles

Vad är en filt inköpsorder?

en filt inköpsorder (även känd som en stående inköpsorder) är ett avtal mellan en organisation och en leverantör för att leverera varor eller tjänster till ett förutbestämt pris på återkommande basis under en viss tidsperiod (vanligtvis 1 år).

till exempel, om en organisation bestämmer att den skickar åtta inköpsorder per månad till en viss leverantör, kan den konsolidera dessa inköp i en enda inköpsorder och utfärda en PO för hela året — i motsats till att utfärda 96 mindre inköpsorder.

förutom att fastställa ett fast pris och kvantitet som ska köpas, är dessa typer av inköpsorder också användbara när den specifika kvaliteten eller funktionerna i en artikel är viktiga.

vilka är fördelarna med en filt inköpsorder?

minskar kostnaderna och ökar köpkraften

en filtköpsorder gör det möjligt för en organisation att samla ihop inköp som annars skulle hända under en längre period och få kvantitetsrabatter. Dessutom tillåter dessa POs en organisation att konsolidera inköp från olika avdelningar och platser för att ytterligare stärka förhandlingsstyrkan.

förbättrar effektiviteten och förkortar inköps ledtid

en filt inköpsorder förenklar beställningsprocessen av upprepade inköp. Som i ovanstående exempel, snarare än att skapa 100 olika inköpsorder ett företag kan helt enkelt skapa en och ta emot mot det flera gånger. En filt inköp eliminerar också behovet av att söka efter nya leverantörer eller omförhandla villkor och priser som sänker administrativa kostnader och tillåter personal att spendera tid på andra viktiga upphandlingsfunktioner.

underlättar smalare operationer genom att minska lagerkraven

en inköpsorder för filt anger tydligt villkoren för ett köp, inklusive kvantiteter som krävs och leveranstid. Detta eliminerar behovet av en organisation att hålla ytterligare lager till hands eftersom den är övertygad om att leverantören kommer att uppfylla ordern som tidigare förhandlats fram.

när du ska använda en filt inköpsorder

överväg att använda en filt PO när:

  • gör repetitiva och förutbestämda inköp från samma leverantör inom en viss tidsperiod (vanligtvis 1 år).
  • beställa standardiserade produkter eller tjänster som kräver många transporter.
  • Det är effektivt att använda stordriftsfördelar.

när du inte ska använda en filt inköpsorder

försök att inte använda filt POs när:

  • priset är inte känt vid inköpstillfället.
  • priset kan ändras utan föregående meddelande.
  • kvaliteten på produkten eller tjänsten är tveksamt.

en filt inköpsorder bör innehålla följande information:

  • pris och prissättning arrangemang.
  • den period som Avtalet omfattar.
  • villkor och faktureringsvillkor
  • beskrivning och detaljer för artiklar som omfattas av PO
  • en avbokningsklausul

slutliga överväganden

När det väl har fastställts är det viktigt att kontinuerligt övervaka en inköpsorder för att säkerställa att inköpet inte går utöver de ordnade gränserna. När dessa gränser överskrids, objektet är föremål för vanliga pris och villkor. Det bästa sättet att mildra denna risk är genom att använda ett effektivt verktyg för utgiftshantering.